DEFINIÇÃO
Automação de escritório (AE)
é um conceito que envolve o uso de equipamentos de informática e softwares para
criar, coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações
necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de objetivos em um
escritório (local de trabalho).
A
AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR
PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.
DESDOBRAMENTO
DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE
são:
- Gerência de Atividades Básicas:
- Agenda Eletrônica;
- Lembrete Eletrônico;
- Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
- Caixa de Entrada.
- Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
- Processamento de Texto;
- Arquivamento / Recuperação de Documentos;
- Pesquisa de Documentos.
- Apoio a Decisão:
- Computação Pessoal;
- Análise de Dados;
- Elaboração de Gráficos;
- Consulta de Banco de Dados.
- Comunicação:
- Correio Eletrônico;
- Correio de Voz;
- Teleconferência;
- Vídeo-Conferência.
CORREIO ELETRÔNICO
O correio eletrônico é anterior
ao surgimento da Internet. Os sistemas de e-Mail foram uma ferramenta crucial
para a criação da rede internacional de computadores.
O primeiro sistema de troca de mensagens entre
computadores que se tem notícia foi criado em 1965, e possibilitava a
comunicação entre os múltiplos usuários de um computador do tipo mainframe.
Apesar de a história ser um tanto obscura, acredita-se que os primeiros
sistemas criados com tal funcionalidade foram o Q32 da SDC e o CTSS do MIT.
O Instituto de Tecnologia de
Massachusetts (em inglês, Massachusetts Institute of Technology, MIT) é um
centro universitário de educação e pesquisa privado localizado em Cambridge,
Massachusetts, nos EUA.
O MIT é um dos líderes mundiais
em ciência e tecnologia, bem como outros campos, como administração, economia,
lingüística, ciência política e filosofia.
O sistema eletrônico de mensagens
transformou-se rapidamente em um "e-Mail em rede", permitindo que
usuários situados em diferentes computadores trocassem mensagens.
•
Criação de mensagens: entrada, edição (com o
auxilio do processador de texto) e transmissão;
•
Armazenamento de mensagens;
•
Recuperação de mensagens: leitura e destino.
•A sincronia com que se realiza o
processo de envio-recebimento de mensagens;
•
•A
grande flexibilidade
de distribuição e propagação, de mensagens para diversos destinatários;
•
•Acesso
através de várias chaves e restrito a indivíduos credenciados.
PROCESSAMENTO DE
TEXTO
O tratamento e manipulação de texto sofreram uma evolução
desde a utilização de máquinas de escrever manuais até a utilização de
processadores com uso de vídeos.
O processamento de texto abrange 3 grandes etapas:
A produção
criação de documentos
cuja implementação poderá ser efetuada em microcomputadores
isolados ou em sistemas, em tempo compartilhado, de computadores de grande
porte. A criação do documento poderá ser auxiliada por dispositivos especiais
de ditado, leitura de caracteres óticos ou processamento de voz.
Reprodução
de documentos
Através de impressoras com caracteres especiais e sistemas
de impressão que podem variar dos mais simples àqueles mais sofisticados. Aqui
podem ser incluídos sistemas de reprodução micrográfica, sistemas baseados em
fotocomposição e etc.
Distribuição
Atualmente estão surgindo dispositivos ou características
adicionais nos sistemas de processamento de textos, tais como: integração entre
texto, gráfico e voz, janelas (Windows), mouse, e etc. Mostrando uma tendência
cada vez maior quanto à facilidade de uso e disseminação da informação
AGENDAS E
LEMBRETES
As agendas definem segmentos de
tempo para atividades a serem realizadas em determinado dia.
Os lembretes fornecem aviso sobre
tarefas diárias que não necessitam de definição de um tempo específico.
As vantagens principais da agenda
eletrônica seriam: rapidez na programação de reuniões, uso mais eficiente do
tempo do pessoal de apoio, facilidades no cancelamento e adiantamento de
reuniões, alarmes para eventos próximos, integração com Correio Eletrônico para
gerar mensagens de confirmação.
PROCESSAMENTO DE
GRÁFICOS
Há não muito tempo atrás, os
sistemas forneciam apoio à elaboração de gráficos eram complexos e não muito
fáceis de serem usados.
Nos sistemas atuais, que podem
ser implantados isoladamente – através de microcomputadores –, ou baseados em
um computador central, ao qual estão ligados diversos terminais gráficos
através de um sistema em tempo compartilhado.
O usuário pode escolher o tipo de
gráfico, as cores e as várias opções de saída (tais como: tipo de letras,
tamanho da fonte e etc.). Após o fornecimento destes dados o sistema cria o
gráfico sem intervenção do usuário.
TELECONFERÊNCIA /
VÍDEO-CONFERÊNCIA
O objetivo básico da teleconferência é o resolver a questão
de reunir várias pessoas, de diversos locais e até países, e um mesmo local
para uma reunião pré-programada.
No mundo cada vez mais globalizado, é comum encontrar
empresas que possuam algum tipo de teleconferência (áudio, áudio-gráfica, por
computador, vídeo-conferência).
Evidentemente deve-se ressaltar
que nem todas as reuniões face-a-face podem ser substituídas adequadamente por
vídeo ou áudio conferência. Como exemplos, podemos mencionar: primeiro encontro
entre pessoas, processos de negociação e etc.
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