Sistema de Informação Gerenciais (SIG)
Todas as funções da administração –
planejamento, organização, liderança, e controle são necessárias para o
bom desempenho da organização. Para apoiar essas funções,
especialmente o planejamento e o controle, são de destacada importância
os sistemas que fornecem informações aos administradores. Esses
sistemas de informações estão ligados ao sistema físico – operacional e
surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da
firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente
pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo: podemos
citar: Os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de
dados de estrutura de produtos de processo de produção, de planejamento
e controle da produção.Etc...
Definindo o Sistema de Informação Gerencial
Existem muitas definições do SIG,
para nossos propósitos definimos como um método formal de tornar
disponíveis para a administração, oportunamente, as informações precisas
necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar
condições para que as funções de planejamento, controle e operacionais
da organização sejam executadas eficazmente. O sistema fornece
informações sobre o passado, o presente, e o futuro projetado sobre
efeitos relevantes dentro e fora da organização.
O uso da palavra "formal" em nossa
definição não pretende negar a importância da rede informal de
comunicações no mecanismo de controle da organização. De fato, muitas
vezes os administradores detectam problemas antes que apareçam nos
relatórios formais de controle, porque estão sintonizados nos boatos. A
capacidade dos administradores de manter canais eficazes de comunicação
informal, de perceber as implicações das informações que esses canais
transmitem, e de avaliar, decidir e agir rapidamente sobre essas
informações amplia enormemente a utilidade da SIG.
A Evolução do Sistema de Informação Gerencial
As organizações sempre tiveram algum
tipo de sistema de informação gerencial, mesmo que ele não tenha sido
reconhecido como tal. No passado esses sistemas eram muito informais em
sua montagem e utilização. Só com o advento dos computadores, com sua
capacidade de processar e condensar quantidade de dados, o projeto do
sistema de informação gerencial se tornou um processo formal e um campo
de estudo. A tentativa de usar com eficácias os computadores levou a
identificação e ao estudo dos sistemas de informação e ao planejamento, à
implementação e à revisão de novos sistemas.
PED:
Quando computadores começam a ser introduzido nas organizações, foram
usados principalmente para processar dados para algumas poucas funções
da organização – usualmente contabilidade e faturamento. Devido às
habilidades especializadas que eram requisito para operar os
equipamentos caros, complexos e algumas vezes temperamentais, os
computadores eram localizados em Departamentos de Processamento de
Dados (PED) conhecido como Centro de Processamento de Dados (CPD). À
medida que crescia a velocidade e a facilidade de processar dados,
outras tarefas de processamento de dados e gerência de informações
foram computadorizadas. Para lidar com essas novas tarefas, CPDs
desenvolveram relatórios padronizados para o uso dos seus gerentes de
operações.
SAD:
Um sistema de apoio às decisões (SAD) é um sistema de computação
interativo que é facilmente acessível e operado por pessoas não
especializadas em computadores, que podem usar o SAD para ajudá-las a
planejar e a tomar decisões. (Muitos sistemas de informação criados por
praticantes de ciência operacional são, na verdade, sistemas de apoio à
decisão). O uso dos SAD tem crescido significativamente, à mediada que
avanços recentes de hardware e software de computadores permitem que
os administradores tenham acesso ‘‘on-line’’ ou ‘‘em tempo real’’ aos
bancos de dados dos sistemas de informações baseados em computadores. O
uso disseminado dos microcomputadores permitiu que os administradores
criassem seus próprios bancos de dados e manipulassem eletronicamente
informações de acordo com a necessidade, em vez de esperar relatórios
dos SIG ainda serem necessários para monitorar as operações em
andamento, os SAD permitem o uso menos estruturado dos bancos de dados à
medida que surge a necessidade de decisões especiais.
IA: Uma
das áreas de crescimento mais rápido na tecnologia de informação nos
EUA, a inteligência artificial, usa o computador para simular algumas
características do processamento humano. Os sistemas especialistas usam
técnicas de inteligência artificial para diagnosticar problemas,
recomendar estratégicas para enviar ou resolver esses problemas e
oferecer uma explicação lógica para as recomendações. De fato, o
sistema especialista age como um ‘‘expert’’ humano na analise de
situação não estruturadas.
A Importância do SIG para as Empresas
Geralmente há dificuldade para
avaliar, de forma quantitativa, qual o efeito benefício de um sistema de
informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório.
Entretanto pode-se trabalhar com base
numa lista de hipóteses sobre os impactos dos sistemas de informações
gerenciais na empresa, o que propicia o executivo um entendimento,
ainda que genérico, de sua importância.
Neste sentido pode-se afirmar que os
sistemas de informações gerenciais podem, sob determinadas condições,
trazer os SIGuintes benefícios para as empresas:
- redução dos custos das operações;
- melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
- melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;
- melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
- melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
- melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
- melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
- otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;
- melhor interação com seus fornecedores;
- aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas.
Os sistemas de informações, como
geradores de informações de caráter decisório, devem ser estabelecidos
como processos de comunicação mediante os quais são fornecidos os
elementos básicos para as decisões nos vários pontos da empresa.
O SIG auxilia os executivos das
empresas a consolidar o tripé básico de sustentação da empresa:
quantidade, produtividade e participação. A qualidade não deve estar
associada apenas ao produto ou serviço final. A qualidade deve envolver o
nível de satisfação das pessoas no trabalho, associado a uma
quantidade de vida que se estenda à sua estrutura pessoal, familiar e
social.
A produtividade não deve ser abordada
como um assunto de tempos e métodos, de ergonomia ou de linhas de
produção. Ela deve ir até o nível de produtividade global e consolidar a
filosofia de comprometimento de todos para com os resultados parciais e
globais da empresa.
Para que a empresa possa usufruir as
vantagens básicas do sistema de informações gerenciais, é necessário
que alguns aspectos sejam observados, entre os quais podem ser citados:
a. O envolvimento adequado da Alta e Média administração com o SIG;
b. A competência por parte das pessoas envolvidas no SIG
c. O uso de um plano-mestre.
d. A atenção específica ao fator humano da empresa
e. A habilidade dos executivos da empresa para tomarem decisões com base em informações.
f. O apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade, custos e orçamentos).
g. O conhecimento e a confiança no SIG.
h. A adequada relação custo X benefício.
Verifica-se que esses aspectos podem
proporcionar adequada sustentação de desenvolvimento e implementação do
SIG na empresa. E, por conseqüência, o potencial vantagens de um
adequado SIG poderá ser mais bem usufruído pelos executivos da empresa.
Vale chamar a atenção para cinco
suposições comuns e erradas que têm levado os sistemas de informações
gerenciais a fracassarem como solução para todo o tipo de problema
empresarial, a saber:
1. O executivo necessita muito de informações mais relevantes;
2. O executivo necessita das informações que deseja;
3. Entregues aos executivos as informações que ele necessita, suas decisões melhorarão;
4. Mais comunicação significa desempenho melhor;
5. Um executivo não tem que saber como funciona um sistema de informações.
Um Intuito de eliminar tais elementos, atualmente trabalha-se com os.Sistemas
em tempo real, de modo a proporcionar
sistemas eficientes, devidamente integrados às decisões empresariais,
assegurando a validade das ações.
Tecnologias de Apoio
Podemos citar os seguintes:
Leitura Ótica: Tecnologia e sistemas de leitura automática, normalmente. Efetuada por meio do conceito de código de barras.
Scannerização:
Tecnologia de copiagem de documentos, com palavras, números ou
imagens, transformando – os em entradas de dados para os sistemas de
informação.
Coletores Eletrônicos de Dados: Tecnologia
de Sistemas de coleta de dados de diversas origens, tipo cartão de
ponto de trabalho automático, sistemas de controle de pessoal (crachá
eletrônico), etc...
Edi – Troca Eletrônica de Dados:
Tecnologias e sistemas de transmissão e retransmissão de informação.
Ferramentas importantes para o processo de venda das empresas, bem como
de identificação de produtos e pessoas.
Multimídia:
Incorporação de som e imagem (vídeo, televisão) aos sistemas de
informação. Ferramentas importantes para o processo de venda das
empresas, bem como de identificação de produtos e pessoas.
Telecomunicações e Satélites:
Incorporação de sistemas e tecnologias para comunicação entre empresas e
dentro da empresa, tais como palestras e conferências eletrônicas,
reuniões à distância, via rádio, circuito de televisão, sistemas de
segurança etc...
Aplicativos Genéricos
Workflow: Sistema de Gerenciamento e distribuição de informações de forma eletrônica de um processo, dentro de uma organização.
Data Warehouse:
É um sistema complementar de banco de informações, organizado para
permitir que todas as empresas realizem a busca e coleta de dados
oriundos de diversas bases e sistemas operacionais. É um armazém
organizado de informações de todos os sistemas acessível de forma
pretensamente inteligível para qualquer usuário dentro da empresa.
Internet: Rede mundial de computadores que se comunicam entre si, utilizando uma linguagem comum.
Browser: Software
que permite e facilita a pesquisa e capacitação de informações dentro
de um sistema ou rede de computadores. É utilizado para as redes de
Internet e Intranet ou mesmo para sistemas ou subsistemas empresariais.
Cartão de Crédito:
O acoplamento da rede mundial de cartões de crédito, junto com a
Internet, permite a empresa agilizar o processo de pagamento e
recebimento de contas à distância.
Correio Eletrônico:
Variações do tema de comunicação e pesquisa eletrônica dentro e fora
da empresa. Complementos aos sistemas de comunicações existentes.
E-Mail: Serviço de troca de mensagens entre dois usuários, por meio de computador.
Intranet: Disponibilização de informações da empresa utilizando o padrão WWW (da Internet).
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